Häufig steht die Frage an, wie Betriebe und Unternehmen mit dem E-Mail-Account einer oder eines Beschäftigten verfahren sollen, wenn diese Person vorübergehend oder länger abwesend ist oder aus dem Betrieb ausgeschieden ist.
In diesem Fall sind die Voraussetzungen des Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) beziehungsweise des § 26 Absatz 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten. Danach dürfen personenbezogene Daten eines oder einer Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies unter anderem für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.
Es empfiehlt sich zur Wahrung der Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten ausscheidender Personen folgende Vorgehensweise:
Wenn eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter das Unternehmen verlässt, sollte sie oder er vorher aus dem eigenen E-Mail-Fach eventuell vorhandene persönliche oder private E-Mails löschen. Die betrieblichen E-Mails werden entweder an die Vertretung oder Nachfolge weitergeleitet oder gelöscht, falls sie für betriebliche Zwecke benötigt werden.
Sollte dieses nicht mehr möglich sein, weil der oder die Beschäftigte verunglückt oder schwer erkrankt ist, hängt es von den jeweiligen Umständen des Einzelfalls ab, ob eine Einsichtnahme in das E-Mail-Fach erforderlich ist, um betriebliche E-Mails bearbeiten zu können.
Die Weiterleitung von E-Mails nach Ausscheiden einer Person aus einem Unternehmen ist zwar grundsätzlich zulässig, wenn die E-Mail-Nutzung nur zu betrieblichen Zwecken erlaubt und die Nutzung zu privaten Zwecken ausdrücklich untersagt worden ist.
Es ist jedoch nicht auszuschließen, dass Betriebsfremden die Weisung des Arbeitgebers nicht bekannt ist und sie deshalb trotzdem private E-Mails an die abwesende Person schicken. Sind über personengebundene betriebliche E-Mail-Adressen trotzdem private E-Mails eingegangen, sieht sich der Arbeitgeber nach dem Ausscheiden der betroffenen Person aus dem Betrieb vor das Problem gestellt, dass ihm eine Einsichtnahme in die E-Mails und deren Weiterleitung nicht gestattet ist, weil diese dem Fernmeldegeheimnis unterliegen. Für diese Fälle empfiehlt es sich, eine verantwortliche Person zu bestimmen, die zur Wahrung der Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person zur Einsicht in das E-Mail-Fach berechtigt wird, um betriebliche E-Mails auszusortieren und offensichtlich private oder vertrauliche E-Mails unverzüglich ungeöffnet zu löschen.
Hierbei ist zu bedenken, dass die meisten E-Mail-Systeme, wie zum Beispiel Outlook, Mails oft in mehreren Verzeichnissen speichern, zum Beispiel können weitere Mails in dem Verzeichnis "Gelöschte Dateien" oder "Gesendete Dateien" gespeichert sein.
Nach dem Ausscheiden eine oder eines Beschäftigten aus dem Betrieb ist die E-Mail-Adresse unverzüglich zu löschen, sodass keine weiteren E-Mails mehr unter dieser Adresse eingehen. Dies entspricht Artikel 17 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO. Danach sind personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern sie für die Zwecke, für die gespeichert sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt werden. Hierüber erhält der Versender Kenntnis, durch eine Meldung vom Mailserver, dass der E-Mail-Account unbekannt ist.
Alternativ besteht nur für vorübergehend verhinderte Beschäftigte die Möglichkeit, über einen Abwesenheitsassistenten den Hinweis anzubringen, dass über diese Adresse keine E-Mails mehr bearbeitet werden und dass sie auf eine andere E-Mail-Adresse verweisen. Von einer Weiterleitung ist abzuraten, weil sich auf dem E-Mail-Account der betroffenen Person vertrauliche E-Mails befinden können, beispielsweise Kommunikation mit der Personalvertretung, dem betriebsärztlichen Dienst oder mit anderen Kolleginnen und Kollegen.